La scheda "Generale" della finestra di proprietà di un documento si presenta come in figura:
Finestra di proprietà di un documento, scheda "Generale"
Sono presenti i seguenti campi e controlli:
•Codice (massimo 20 caratteri, obbligatorio): identifica il documento. Il dato viene mostrato nei nodi dell'albero dell'archivio e nei report dei documenti. Il codice è generato automaticamente dal programma ma può essere cambiato dall'utente in qualsiasi momento.
•Revisione (massimo due caratteri): identifica il numero di revisioni subite dal documento. Se compilato, questo dato appare nella seconda colonna dell'albero dell'archivio.
•Stato (obbligatorio): contrassegna manualmente lo stato di avanzamento di un documento. Questo campo influisce sulla visualizzazione del documento all'interno di CEM4. Per maggiori informazioni sugli stati possibili, consulta il capitolo "Stati di un documento".
•Tipo di documento (obbligatorio): tipologia di documento tra quelle gestite direttamente da CEM4. Il valore viene impostato automaticamente in fase di creazione del documento e solitamente non può essere modificato; fanno eccezione tuttavia le valutazioni del rischio personalizzate.
•Direttiva/regolamento/norma/check list (obbligatorio): identifica la direttiva macchine, il regolamento macchine, la norma personalizzata o la check list a cui fa riferimento il documento. Il valore può essere cambiato solo per le valutazioni dei rischi oppure per le valutazioni check list. Negli altri casi è impostata la direttiva macchine o il regolamento macchine attualmente specificato (vedi capitolo "Dettagli della propria società").
•Metodo (obbligatorio): questo campo è presente solo per le valutazioni del rischio per requisiti o per pericoli e consente di specificare lo schema di campi da utilizzare per compilare la valutazione stessa. Può essere selezionato esclusivamente un metodo che sia compatibile con la norma, direttiva, regolamento o check list attualmente selezionata per il documento stesso. Il metodo può essere scelto solo in fase di creazione del documento e non può più essere cambiato successivamente.
•Data: eventuale data in cui è stato iniziato il documento. Il formato di visualizzazione è quello standard europeo "dd.MM.yyyy" indipendentemente dalla configurazione nelle impostazioni di sistema "Area geografica" del sistema operativo.
•Data di fine: eventuale data in cui è stato terminato il documento. Il formato di visualizzazione è quello standard europeo "dd.MM.yyyy" indipendentemente dalla configurazione nelle impostazioni di sistema "Area geografica" del sistema operativo.
•Firma e mansione del tecnico (massimo 255 caratteri): dettagli relativi al tecnico che ha compilato il documento.
•Lingua: specifica la lingua in cui è stato redatto il documento. Nel menù a tendina sono presenti tutte le lingue ufficiali europee (e i relativi nomi degli stati membri) ed alcune lingue extra-europee. L'icona colorata specifica il supporto completo da parte di CEM4 (ovvero il report sarà disponibile nella lingua specificata) mentre l'icona grigia identifica un supporto parziale (ad esempio traduzione tramite servizio di terze parti, se disponibile per quella lingua). Da notare che la traduzione non interessa mai i contenuti del documento inseriti dall'utente ma solo le diciture fisse del report di stampa. Per maggiori informazioni, vedi capitolo "Lingue dei documenti prodotti dal software").
•Eventuali note (massimo 255 caratteri).